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广东省司法厅2017年度公证机构“双随机一公开”抽查情况公示
发布时间:2017-12-29 18:08  

根据《中华人民共和国行政许可法》《中华人民共和国公证法》,《司法部关于加快推行法律服务“双随机一公开”监管工作的通知》(司发通〔2016104号)、《广东省人民政府办公厅关于印发广东省全面推行“双随机一公开”监管工作实施方案的通知》(粤办函〔2017468号)、《关于印发〈广东省司法厅关于推行“双随机一公开”规范事中事后监管的实施方案〉的通知》(粤司办〔2016608号)、《关于印发广东省司法厅“双随机一公开”工作细则的通知》(粤司办〔2016624号)和《广东省司法厅关于全面推行“双随机一公开”监管工作的通知》(粤司办〔2017596号)的有关规定,我厅开展了2017年公证机构执业“双随机一公开”监管检查,现将有关情况公示如下:

一、开展检查工作的过程

我厅就开展2017年度公证机构执业“双随机一公开”监管检查制定了具体工作方案。2017 1116日上午,在纪检监察部门的监督下,我厅从《法律服务机构检查对象名录库(公证)》(201711月版)中,随机抽取出连平县公证处、四会市公证处、罗定市公证处作为此次检查对象;从《执法检查人员名录库(仲裁机构登记)》(201711月版)中,随机抽取出谭征(行政执法证号:0110555)、郑宙(行政执法证号:0155652)作为此次执法检查人员。124日,我厅通过广东省司法厅OA公文处理系统向连平县公证处、四会市公证处、罗定市公证处发送《广东省司法厅关于开展2017年公证机构执业“双随机一公开”监管工作的通知》电子文件。1225日—27日,我厅派出经随机抽取的两名执法检查人员赴连平县公证处、四会市公证处、罗定市公证处实地检查。

二、检查情况和结果

经书面和实地检查,连平县公证处、四会市公证处、罗定市公证处在公证执业方面检查情况如下:

(一)连平县公证处

1.公证机构保持法定设立条件的情况

1)连平县公证处有自己的名称,固定场所,有执业公证员三名,分别是何忠、谢爱雨、谢树然,有开展公证业务所必需的资金。此情况符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的条件。该处已于201710月份完成改制工作,由原司法局直属行政机构,调整为公益一类事业单位,财政全额拨款,不定级别,核定事业编制2名,设主任1名。

2)公证机构负责人是谢爱雨,有3年以上执业经历,并报连平县司法局核准,逐级报省司法厅备案。此情况符合《中华人民共和国公证法》第十条规定的要求。

2.公证机构执行应当报批或者备案事项的情况

12017年连平县公证处没有发生机构名称、办公场所或者以及执业区域的变更事项,不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十条的情形;

22017年连平县公证处的负责人没有发生变更,不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十二条的规定的情形;

3)连平县公证处不存在其他违法变更登记事项的情形。

3.公证机构和公证员的执业情况

12017年连平县公证处办理公证案件675件,没有发现公证机构存在司法部《中华人民共和国公证法》第十三条规定的情形;

2)没有发现连平县公证处的公证员存在司法部《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的情形。

4.公证质量的监控情况(2017年办理的公证案件)

1)现场随机抽查连平县公证处20171月至11月的30份公证案件卷宗。案卷编号分别为:(2017)粤河连平第1-2号、第27号、第28号、第30号、第99号、第134号、第161号、第169号、第188号、第236号、第288号、第296号、第308号、第347号、第353号、第367号、第383号、第401号、第430号、第441号、第475号、第501号、第504号、第505号、第555号、第546号、第557号、第677号、第521号、第713号,其中继承公证4份、小额继承1份、遗嘱公证1份、委托书公证5份、声明书公证5份、协议书公证3份、赠与合同公证2份、涉外公证8份、涉台1份。总体公证质量良好。所检各类公证办理程序规范,符合《公证法》、《公证程序规则》和相关公证业务指引规定。案卷显示证明材料合法、充分,能够达到具体证明事项所需证明的审查标准。

2)存在问题:个别继承公证中,公证词的表述不够严谨和规范,如有“女婿入赘”等非法律术语的表述,或缺少被继承人共有多少次婚姻及共生育多少子女的状况;出生证公证案卷中,在小孩与父母同户口的情况下,出生证复印件未归档。

3)整改建议:一是规范继承公证词的表述;二是完善归档,出生证公证应要求将出生证或者出生证明复印归档。

5.法律、法规和司法部规定的其他监督检查事项

1)建立了公证争议处理台账,争议处理依法、及时;2017年无公证争议复查案件。

2)建立健全了公证业务、公证档案、财务、资产等管理制度。连平县公证处属县司法局的一个股室,不具备独立法人资格,没有独立财务财产制度,相关的财务、资产制度归局管理,建立健全了相关的业务管理制度:一是政务公开制度。在办公场所的显著位置挂有公证员基本信息、收费标准、业务范围、办证流程、投诉监督电话,公证处办公室悬挂公证机构执业证书、荣誉奖牌、收费标准、办证流程、服务承诺等公示招牌。二是建立健全了一系列的工作制度:包括连平县公证处岗位职责制度;首问负责制度;公证服务承诺制度;重大、疑难公证事项集体讨论制度;学习制度和廉政制度;公证复查制度;投诉处理制度;档案管理制度;公证专用水印纸管理制度;公证质量检查制度等。

3)建立了公证处过错赔偿及责任追究制度、公证复查制度等。每季度对办结归档的公证案件进行一次质量检查,对发现问题的及时处理,没有出现错案假案的情况。

4)按照规定参加公证执业责任保险,按时足额缴纳公证协会会费和风险赔偿基金。

(二)四会市公证处

1.公证机构保持法定设立条件的情况

1)四会市公证处有自己的名称,固定场所,有执业公证员4名,分别是江燕梅、姜灿、冼紫莹和乡飘,有开展公证业务所必需的资金。此情况符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的条件。

2)公证机构负责人是江燕梅,有3年以上执业经历,按规定推选产生并报四会市司法局核准,逐级报省司法厅备案。此情况符合《中华人民共和国公证法》第十条规定的要求。

2.公证机构执行应当报批或者备案事项的情况

12017年四会市公证处没有发生机构名称、办公场所或者以及执业区域的变更事项,不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十条的情形。

2201710月,四会市公证处原负责人退休,按规定推选出符合法定条件的公证员江燕梅担任公证机构负责人,并按照《公证机构执业管理办法》第十二条的规定报送四会市司法局核准,逐级报省司法厅备案。

3)四会市公证处不存在其他违法变更登记事项的情形。

3.公证机构和公证员的执业情况

12017111月四会市公证处办理公证案件2465件,没有发现公证机构存在司法部《中华人民共和国公证法》第十三条规定的情形;

2)没有发现四会市公证处的公证员存在司法部《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的情形。

4.公证质量的监控情况(2017年办理的公证案件)

1)现场随机抽查四会市公证处20171月至11月的30份公证案件卷宗。案卷编号分别为:(2017)粤肇四会第2号、第73号、第132号、第168号、第205号、第210号、第244号、第282号、第315号、第361号、第437号、第468号、第612号、第646号、第1064号、第1070号、第1126号、第1242号、第1296号、第1344号、第1428号、第1540号、第1585号、第1679号、第1725号、第1737号、第1893号、第1902号、第2050号、第2100号,其中继承公证8份、遗嘱公证4份、委托书公证5份、签名属实公证2份、合同公证5份、涉外公证2份、证据保全(送达)1份、曾用名公证1份、抚养事实公证1份、赠与合同公证1份。总体公证质量良好。所检各类公证办理程序规范,符合《公证法》、《公证程序规则》和相关公证业务指引规定。案卷显示证明材料合法、充分,能够达到具体证明事项所需证明的审查标准。

2)存在问题:邮寄送达公证的邮递详情单无邮戳、当事人未写日期;个别转继承、代位继承公证的公证词的表述比较反复累赘,不够简洁明了;办理抚养事实公证时未在笔录中告知当事人抚养事实公证与收养的区别。

3)整改建议:一是办理邮寄送达公证的应要求邮递详情单盖上邮戳,并要求当事人填写日期;二是继承公证词的措辞要更加简明易懂;三是办理抚养事实公证时应在笔录中告知当事人抚养事实公证与收养的区别。

5.法律、法规和司法部规定的其他监督检查事项

1)争议处理依法、及时,但尚未建立公证争议处理台账。

2)建立健全了公证业务、公证档案、财务、资产等管理制度。建立了包括学习、案件受理及审批、公证质量检查、首问责任制、限时办结制、印章、水印纸管理、档案、投诉处理等17项制度。因四会市公证处是司法局直属的股级事业单位,无独立的人、财、物权,没有独立财务和资产制度。

3)建立了公证处过错赔偿及责任追究制度、公证复查制度等。

4)按照规定参加公证执业责任保险,按时足额缴纳公证协会会费和风险赔偿基金。

(三)罗定市公证处

1.保持法定设立条件情况

1)罗定市公证处有有自己的名称、固定独立的办公场所,有执业公证员2名,分别是陈杰、黄锦波。有开展公证业务所必需的资金,此情况符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的条件。该处已于201710月份完成改制工作,由原司法局直属行政单位,调整为公益一类事业单位,财政全额拨款,不定级别,核定事业编制3名,设主任1名。

2)罗定市公证处负责人是陈杰,有三年以上执业经历,担任,由罗定市司法局核准,逐级报省司法厅备案。此情况符合《中华人民共和国公证法》第十条规定的要求。

2.执行应当报批或者备案事项的情况

12017年罗定市公证处没有发生机构名称、办公场所或者以及执业区域的变更事项,不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十条的情形;

22017年罗定市公证处的负责人没有发生变更,不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十二条的规定的情形;

3)罗定市公证处不存在其他违法变更登记事项的情形。

3.公证机构和公证员的执业情况

12017年,罗定市公证处办理各类公证案件共1837件,其中国内民事、经济公证1250件,涉外公证370件,涉港、澳、台公证217件。没有发现公证机构存在司法部《中华人民共和国公证法》第十三条规定的情形;

2)没有发现罗定市公证处的公证员存在司法部《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的情形。

4.公证质量方面

1)现场随机抽查罗定市公证处201730份公证案件卷宗。案卷编号分别为:(2017)粤云罗定第2号、第14号、第20号、第61号、第66号、第81号、第107号、第158号、第167号、第214号、第229号、第250号、第264号、第374号、第408号、第463号、第498号、第610号、第632号、第744号、第852号、第893号、第1060号、第1180号、第1202号、第1243号、第1276号、第1279号、第1359号、第1363号,其中继承公证5份、遗嘱公证3份、委托书公证4份、签名属实公证2份、合同公证4份、涉外公证4份、证据保全 4份、抚养事实公证2份、赠与合同公证2份。总体公证质量良好。所检各类公证办理程序规范,符合《公证法》、《公证程序规则》和相关公证业务指引规定。案卷显示证明材料合法、充分,能够达到具体证明事项所需证明的审查标准。

2)存在问题:涉及出售的委托书,委托人的配偶未在委托书上签名;个别转继承、代位继承公证书的公证词的表述比较反复累赘,不够简洁明了,且公证词中缺少对第二顺序继承人情况的表述;办理抚养事实公证时未在笔录中告知当事人抚养事实公证与收养的区别。

3)整改建议:一是涉及出售的委托书,要求委托人的配偶在委托书或者问话笔录上签名;二是要规范继承公证书的证词;三是办理抚养事实公证时应在笔录中告知当事人抚养事实公证与收养的区别。

5.法律、法规和司法部规定的其他事项

1)建立了公证复查争议投诉处理制度,有专职处理公证复查人员,依法、及时处理公证争议;2017年没有收到投诉、复查案件的申请。

2)已建立健全业务、公证档案、财务、资产等管理制度。

3)已建立执业过错责任追究制度,对公证员的执业行为进行监管。每年按照市司法局的部署开展2次公证质量自查和互查活动。

4)按照规定参加公证执业责任保险,按时足额缴纳公证协会会费和风险赔偿基金。

三、检查处理情况

按照有关规定,我厅除将检查情况和结果依法公开外,将发文要求连平县公证处、四会市公证处和罗定市公证处就检查中发现的上述问题进行整改。